Мы ООО покупаем у поставщиков алкоголь для перепродажи, чтобы продавать в розничном магазине. Можем ли мы перевести всех поставщиков на ЭДО для того, чтобы обмениваться торг-12 и УПД? Можем ли мы свести к минимуму или вообще отказаться от бумажных накладных и принимать и подписывать просто через ЭДО?

#трудовые отношения   #грузоперевозки    #ККТ   #страховые взносы   #юридические вопросы    #гражданское право    #налоги #УСН и АУСН    #проверки и штрафы    #другие вопросы

Вы должны определить, как будете обмениваться с контрагентом документами - через оператора системы электронного документооборота (ЭДО) или иным способом. Такой выбор возможен как в силу свободы договора, так и в силу п. 1.3 Методических рекомендаций по порядку обмена электронными документами.

Соглашение об электронном документообороте (ЭДО) можно не заключать, если контрагенты используют усиленную квалифицированную электронную подпись, например, при обмене электронными счетами-фактурами. При использовании других видов электронной подписи соглашение обязательно, без него ИФНС может посчитать документы недействительными, не признать расходы и доначислить налоги (ст. 6 Закона N 63-ФЗ, Письмо ФНС от 10.04.2020 N ЕА-4-15/6118@).

С 2026 года старые электронные форматы ТОРГ-12 в формализованном ЭДО фактически не используются. Вместо них для передачи товаров в электронном виде применяют универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03 (утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/970). При этом УПД может совмещать функции и накладной, и счёта-фактуры — это удобно. Так что технически вы обмениваетесь не «ТОРГ-12 в ЭДО», а УПД — и это сейчас правильный и признаваемый ФНС подход.  

Попробовать К+ бесплатно

Электронный документооборот между организациями

Обмен электронными документами между участниками электронного документооборота может осуществляться через оператора электронного документооборота (ОЭД) или иным согласованным отправителем и получателем способом. Порядок обмена электронными документами между участниками электронного документооборота без участия ОЭД может осуществляться в соответствии с соглашением, если иное не определено законодательством или иным нормативным правовым актом (ст. 3 Закона N 63-ФЗ, п. 1.3 Методических рекомендаций по порядку обмена электронными документами).

Соглашение может предусматривать (п. 1.3 Методических рекомендаций по порядку обмена электронными документами):

  • перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену;
  • способ направления и получения электронных документов;
  • виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
  • порядок проверки электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
  • порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа;
  • перечень лиц, ответственных за организацию направления и получения электронных документов;
  • способ подтверждения отправления и получения электронного документа;
  • требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;
  • факт доставки электронных документов (в том числе с применением уведомления о получении);
  • форс-мажорные обстоятельства.
При обмене документами без участия ОЭД участникам информационного взаимодействия рекомендуется предусматривать в Соглашении стандартные стадии работы с документами (п. 3.1 Методических рекомендаций по порядку обмена электронными документами).

В случае обмена электронными документами через ОЭД участники электронного документооборота (п. 4.1 Методических рекомендаций по порядку обмена электронными документами):

  • заключают договор с ОЭД;
  • оформляют и представляют ОЭД заявление об участии в электронном документообороте;
  • получают у ОЭД идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту. В отношении отдельных документов порядок электронного взаимодействия может быть установлен нормативно, например в отношении счетов-фактур (Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н). 

CRM-форма появится здесь