Как правильно привести в порядок документы, если сотрудница с 2014 года оформлена у нас как основной работник (на 3/4 ставки), но при этом имеет ещё одно основное место работы и вторую трудовую книжку, причём сама считала, что работает у нас по совместительству?
Нужно также разобраться, могла ли быть утеряна трудовая книжка, и действовать строго в рамках закона — особенно с учётом того, что сотрудница сейчас ушла в отпуск по беременности и родам и ей открыт больничный.
Закон не обязывает компанию проверять, есть ли у человека другие места работы. Ответственность за корректность сведений о своём статусе несёт сам работник.
Наличие двух трудовых книжек само по себе не запрещено законом, хотя по смыслу ТК РФ основное место работы должно быть одно.
Попросите сотрудницу предоставить обе книжки. Ваша задача — не «наказать», а зафиксировать факт. Для целей расчёта пособий (в том числе по беременности и родам) вы должны учитывать записи из всех представленных трудовых книжек. Если в них есть пересекающиеся периоды, при подсчёте страхового стажа вы берёте только один из таких периодов.
Для подтверждения страхового стажа вы можете учитывать записи о трудовой деятельности из нескольких трудовых книжек. Такой позиции придерживается СФР в Письме от 17.08.2023 N 09-20/140554. Если несколько периодов, засчитываемых в страховой стаж, совпадают, (ч. 2 ст. 16 Закона N 255-ФЗ, п. 24 Правил подсчета и подтверждения страхового учитывается один из них по выбору работника стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам).
Перевод основного работника на внешнее совместительство оформляют как увольнение с основной работы по собственному желанию или соглашению сторон и прием на работу по совместительству. В трудовой книжке делают только запись об увольнении, запись о внешнем совместительстве внесет основной работодатель.
Для перевода основного работника во внутренние совместители оформляют одновременно перевод со старой основной работы на новую основную и прием на старую работу по совместительству. Подраздел 1.1 ЕФС-1 сдают с мероприятиями "Перевод" и "Прием".
Наличие у работника нескольких трудовых книжек
Предъявление работником двух и более трудовых книжек не может являться основанием для отказа от их приема. Трудовая книжка работника является только документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, поэтому для правильного подсчета периодов работы, необходимо учитывать все представляемые документы.
Законом не запрещено учитывать записи о трудовой деятельности для подтверждения страхового стажа из нескольких трудовых книжек. Такой позиции придерживается СФР в Письме от 17.08.2023 N 09-20/140554. Пункт 2 ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ устанавливает, что при совпадении по времени нескольких периодов, засчитываемых в страховой стаж, учитывается один из них по выбору застрахованного лица.
Вопрос о том, в какую из предъявленных работником трудовых книжек работодателю вносить необходимые сведения, в том числе запись о приеме на работу, законодательно не урегулирован. В такой ситуации, по нашему мнению, право выбора остается за работником.